Prospecter les EHPAD
le guide complet

Type de gestionnaire	Ce qu'il achète	Interlocuteur	Précaution
Public (hôpital, CCAS, territorial)	Équipements, restauration, linge, maintenance, formation	Direction de l'établissement, service achats ou marchés	Procédure d'achat encadrée : vérifiez les règles avant d'envoyer une offre
Privé non lucratif	Équipements, logiciels, formation, recrutement	Direction, siège ou direction des achats de l'association	Valeurs et projet d'établissement : parlez qualité d'accompagnement
Groupe privé commercial	Contrats-cadres, logiciels, restauration, travaux	Siège : direction des achats, des opérations ou des systèmes d'information	Décision centralisée : un message au directeur local ne suffit pas
EHPAD indépendant	Tout, par petits lots	Le directeur ou le propriétaire	Moins de volume, décision plus rapide

Pourquoi ce découpage : un fournisseur ne vend pas à un EHPAD hospitalier comme à un groupe privé de plusieurs centaines d'établissements. Les parts du public et du non lucratif ne figurent pas dans les sources citées ici ; le tableau des achats est une lecture éditoriale.

Indicateur	Valeur	Période	Source et limite
Établissements	Environ 7 500	2023	Étude Synerpa (fédération du privé) ; source primaire non précisée
Places installées	Plus de 600 000	Non précisée	Étude Synerpa
Places pour 1 000 personnes de 80 ans et plus	149	Non précisée	Étude Synerpa
Part des 85 ans et plus hébergés en EHPAD	21 %	Non précisée	Étude Synerpa
Part du privé commercial	≈ 23 % des places ; ≈ 140 000 places	2019	Étude Synerpa ; donnée ancienne
Équipe type	≈ 50 équivalents temps plein	Non précisée	Étude Synerpa ; estimation
Besoins d'investissement	≈ 15 Md€ de rénovation d'ici 2030 ; ≈ 110 000 places à créer	Horizon 2030	Étude Synerpa ; projection d'une fédération

Des chiffres d'une seule étude, publiée par une fédération. Presque tous les chiffres viennent d'une étude Roland Berger pour Synerpa (janvier 2024), qui représente le secteur privé. Elle ne cite pas ses sources primaires, mélange plusieurs années et ses projections défendent une position. Contrôlez le nombre d'EHPAD et de places auprès de la DREES ou du ministère avant de le citer à un prospect.

Ce que cela signifie : un secteur de taille stable en nombre d'établissements, avec des besoins de rénovation et de recrutement élevés. Pour un fournisseur, l'enjeu est de savoir si l'on s'adresse à un directeur d'établissement ou à un siège. La qualité du fichier compte : voir nettoyer un fichier de prospection avant l'envoi.

Poste	Qui paie	Effet pour un fournisseur
Forfait soins	Assurance maladie ; finance le personnel soignant et les équipements médicaux	Budget de soins contraint : arguments d'efficacité plutôt que de dépense
Tarif dépendance	Départements (via l'APA) en majorité, et résidents en partie ; finance l'aide et la surveillance	Le Département pèse sur l'enveloppe
Tarif hébergement	Le résident, avec l'aide sociale à l'hébergement possible si l'établissement a des places habilitées	Sensibilité au prix : les familles comparent
Autorisation et contrôle	Conseil départemental et ARS conjointement ; préfet possible à tout moment	Un secteur contrôlé : prudence dans la communication

Un cadre à vérifier. Ces règles viennent d'une fiche d'information de Départements de France publiée par la Banque des Territoires (24 janvier 2023). Elle ne détaille ni le régime actuel des directeurs, ni la tarification, ni les contrats pluriannuels (CPOM), et les règles de commande publique des EHPAD publics ne sont pas couvertes. Contrôlez les textes avant de citer une règle à un prospect. Cette page ne constitue pas un avis juridique.

Conséquence pratique : un EHPAD n'achète pas librement : son budget est encadré par trois financeurs. Parlez maîtrise des coûts, qualité de vie au travail et organisation, jamais promesse de résultat de soin.

Le calendrier d'un EHPAD en 5 temps

Comment l'utiliser : ce calendrier est déduit du rythme budgétaire d'un établissement et des congés d'été ; il ne mesure pas des taux de réponse. Testez-le sur vos campagnes, par mois et par type de gestionnaire.

Repères éditoriaux, pas des taux mesurés. Juillet et août : effectifs réduits et vigilance canicule.

Le mot d'ordre : écrivez court et sobre, hors périodes de tension. Janvier à juin et septembre à novembre sont les fenêtres pour une offre de logiciel, de matériel ou de formation ; décembre convient aux offres de gestion et d'équipement. Pour suivre l'état de chaque secteur mois après mois, consultez la météo de la prospection.

Code	Contenu	Remarque
87.10A	Hébergement médicalisé pour personnes âgées : accueil et hébergement avec soins médicaux, sans médecin à demeure ; cite les EHPAD et les maisons de retraite (INSEE, NAF rév. 2)	Code principal des EHPAD
87.30A	Hébergement social pour personnes âgées : résidences sans soins médicaux ou avec soins limités (exclusion citée par l'INSEE pour le 87.10A)	Résidences autonomie : cible voisine, pas un EHPAD
Autres codes	Un EHPAD public rattaché à un hôpital ou à une collectivité peut porter un autre code	Contrôlez dans Sirene avant de filtrer

Le code NAF ne dit ni le statut ni le gestionnaire. Le 87.10A couvre aussi bien un EHPAD public qu'un établissement d'un groupe privé. Il ne dit ni le statut, ni la taille, ni le gestionnaire. Pour cibler par statut ou par département, il faut un fichier qualifié, pas seulement le code. Contrôlez aussi la correspondance en NAF 2025.

Bien cibler : la définition du code NAF et APE explique le principe de l'activité principale. Pour les EHPAD, le statut du gestionnaire et le département comptent plus que le code.

Interlocuteur	Ce qu'il décide	Particularité
Le directeur d'établissement	Les achats courants et les projets locaux	Interlocuteur de terrain, sous la responsabilité du gestionnaire
Le siège du gestionnaire	Les contrats-cadres et les achats centralisés	Direction des achats, des opérations ou des systèmes d'information
Le médecin coordonnateur et la cadre de santé	Les choix liés aux soins : matériel, protocoles, logiciel de soins	Prescripteurs, sans pouvoir de signature
Le responsable des services économiques ou de la maintenance	Restauration, linge, entretien, travaux	Décide ou prépare les consultations
Le Département et l'ARS	Autorisation, tarification et contrôle	Financeurs et autorités : ne sont pas des clients (Banque des Territoires, 2023)

À savoir : les rôles ci-dessus sont une lecture éditoriale, à qualifier. Dans un groupe, le directeur local ne signe souvent que les petits achats : visez le siège pour les contrats-cadres. Pour la forme, voir le guide du cold email B2B.

Vous vendez	Cible prioritaire	Argument d'entrée	Précaution
Logiciel de soins et de gestion	Tous les EHPAD	Temps administratif gagné, traçabilité	Hébergement et sécurité des données de santé, reprise des données
Matériel médical et lits	Établissements qui équipent ou rénovent	Sécurité des équipes, ergonomie	Conformité des dispositifs, aucune allégation de soin
Restauration et linge	EHPAD de toute taille	Régularité, maîtrise des coûts	Règles d'achat pour les établissements publics
Formation et recrutement de soignants	EHPAD en tension d'effectifs	Fidélisation, accès à des candidats	Pas de promesse de résultat de recrutement
Rénovation, travaux, domotique	Gestionnaires avec projets immobiliers	Confort, sécurité, économies d'énergie	Cycle long, décision au siège
Assurance et services généraux	Direction et siège	Maîtrise du risque, des charges	Citer les obligations en vigueur, sans pression

Règle d'or : un EHPAD est un lieu de vie et de soins pour des personnes fragiles : parlez qualité de vie au travail, sécurité et maîtrise des coûts, jamais promesse de résultat de santé. Aucune allégation de santé dans vos messages ou vos visuels.

Pour aller plus loin : structurez votre campagne avec le guide comment prospecter de nouveaux clients B2B. Les fichiers ciblés sont accessibles par les boutons en bas de page.

RGPD : établissements, directeurs et données de santé. L'adresse générique d'un établissement est celle d'une organisation ; l'adresse nominative d'un directeur est une donnée personnelle. La prospection par email vers un professionnel est possible si l'offre concerne son activité, avec information claire et possibilité de s'opposer, selon la CNIL ; voir le guide RGPD et prospection B2B. Ne mentionnez jamais de résidents ni de données de santé dans vos messages, et n'exigez jamais d'accès à de telles données pour une offre commerciale. Cette page ne constitue pas un avis juridique.